Open Journal Systems

Da Riviste OA.

Open Journal Systems (OJS) è una piattaforma software per la gestione di riviste scientifiche elettroniche. Software libero sviluppato da Public Knowledge Project, è uno strumento avanzato per la pubblicazione di una o più riviste, potendo assistere le redazioni in ogni ambito del flusso editoriale:

  • allestimento di rivista con relative policy
  • ricezione della submission
  • gestione della revisione
  • impaginazione e proofreading
  • pubblicazione
  • gestione abbonamenti / iscrizione lettori
  • disseminazione metadati
  • pubblicazione annunci (Call for Papers)

Caratteristiche

OJS è pensato in particolar modo (ma non solo) per la pubblicazione in Open Access e nel suo impiego va tenuto conto di tre caratteristiche fondamentali:

  1. il sistema di pubblicazione ruota attorno al concetto di submission e issue:
    • submission è l'insieme dei metadati dell'articolo e dei rispettivi autori, a cui è associato uno o più full text e che a sua volta può essere associato a un fascicolo per la pubblicazione;
    • l'issue è appunto il fascicolo, gabbia logica che consente la pubblicazione di più articoli a esso associati;
  2. OJS adotta un sistema rigido di ruoli: ogni funzione è associata a un ruolo determinato, ogni utenza può accedere a più ruoli e l'utente dovrà ricorrere di volta in volta al ruolo necessario a seconda della funzione da svolgere;
  3. la piattaforma non permette di intervenire nel full text: che si pubblichi un pdf o un html, il full text va preparato a parte.

Ruoli

Il «Cruscotto» o «User Home» con i vostri ruoli e alcune scorciatoie (clicca per ingrandire)

I ruoli previsti in OJS sono:

  • Journal Manager / Amministratore: si occupa di impostare la rivista in ogni suo aspetto (modalità di accesso, policy e linee guida, grafica, impostazioni varie); si occupa anche di pubblicare eventuali annunci (Call for Papers etc)
  • Editor: crea, gestisce e pubblica i fascicoli; gestisce le submission (rapporti con autori e revisori, layout, cura dei metadati etc)
  • Reviewer: è il ruolo con cui (eventualmente) i revisori accedono per poter svolgere la review di una submission
  • Autore: è il ruolo di chi carica la submission; può seguire il flusso editoriale per interagire con Editor e Reviewer
altri

Vi sono poi ulteriori ruoli, quali:

  • Reader: il ruolo necessario per accedere al full text nel caso di riviste con iscrizione obbligatoria; il lettore può ricevere (dall'Editor) notifiche via email alla pubblicazione di nuovi fascicoli
  • Section Editor: editor le cui funzioni sono limitate a una sezione specifica della rivista
  • Subscription Manager: ruolo specifico per le riviste il cui accesso sia a pagamento
  • Copyeditor, Layout Editor e Proofreader: ruoli che possono essere attivati nel caso si abbia personale dedicato a copyediting, impaginazione e correzione di bozze (altrimenti il lavoro ricade direttamente sugli editor).

Flussi di lavoro

OJS è stato sviluppato avendo presente il flusso di lavoro classico di una (grossa) redazione di un periodico scientifico e cercando di accompagnare la redazione in tutte le sue fasi.

Grazie al fatto che molti passaggi possono essere saltati (e soprattutto grazie a una scorciatoia pensata per le redazioni che usino OJS esclusivamente per la pubblicazione) è possibile seguire flussi differenti.

Rapido

Questo flusso di lavoro è proprio delle redazioni che preferiscano gestire i rapporti tra revisori, autori e redazione tramite email o comunque con strumenti esterni a OJS.

In questo flusso di lavoro OJS entra solo al momento della pubblicazione, quando un Editor, avente anche il ruolo di autore, provvede al caricamento della submission, utilizzando quindi la scorciatoia e procedendo direttamente alla pubblicazione del materiale pubblicato.
Vai Vai a Flusso di lavoro rapido

È da notare che per procedere al caricamento degli articoli è possibile disporre di full text e metadati non definitivi, in quanto ogni elemento può essere facilmente corretto/sostituito prima della pubblicazione vera e propria.

NOTA: è detto «rapido» dal punto di vista di OJS, non è necessariamente il più rapido per la redazione dato che non contempla la revisione etc.


Una apposita guida spiega nel dettaglio la pubblicazione rapida

Interno


Il flusso di lavoro che qui chiamiamo interno prevede appunto lo sfruttamento di una o più componenti della piattaforma relative al lavoro redazionale. Nella fattispecie le funzionalità sono le seguenti:

  • submission online: la possibilità per gli autori di iscriversi alla rivista ed eseguire in autonomia il caricamento della submission (e dei relativi metadati)
  • revisione: la possibilità per l'editor di invitare un reviewer a loggarsi sulla piattaforma e svolgere in essa la revisione dell'articolo; si compone di:
    • promemoria automatici
    • modulo di revisione (il Journal Manager ne può caricare vari da utilizzare a seconda dei casi (e della sezione della rivista)
    • archiviazione delle varie email e dei file di full text nelle varie versioni
    • possibilità di svolgere più round di revisione, di coinvolgere più revisori e di mantenere i contatti con l'autore
  • lavorazione: coordinamento tra editor ed eventuale altro personale deputato al proofreading e all'impaginazione (con coinvolgimento anche dell'autore)

Altro

Nomi dei file

Quando si carica un file su OJS questo viene rinominato secondo dei criteri, i più interessanti riguardano i file di full text di un articolo:

  1. il file riporta come primo gruppo di cifre l'identificativo della submission a cui appartiene
  2. il file riporta nella parte finale del nome le due lettere che indicano lo step a cui appartiene il file, ossia:
    • SM = submission, il file così com'è stato inviato dall'autore
    • RV = le versioni in fase di revisione
    • CE e LE = rispettivamente i file in copyediting e layout editing
    • PB = l'unica versione destinata alla pubblicazione (le altre non appariranno ai lettori)