Flusso di lavoro interno

schema semplificato del flusso
(clicca per ingrandire)

Per gestione interna delle submission si intende la possibilità di affidarsi ad OJS per gestire il flusso di lavoro della redazione, dalla submission online degli articoli da parte degli autori, alla peer review e infine alla pubblicazione.

Per gestire questo flusso OJS utilizza una serie di passaggi preimpostati, ruoli e moduli appositi; il ruolo che sovrintende al flusso della singola submission è l'Editor.

Workflow

Il flusso qui descritto prende in considerazione una redazione in cui l'editor svolga tutti i ruoli (editor, editor di sezione, proofreader, layout etc). Inoltre descrive una peer review da parte di un singolo revisore.
Per flussi più complessi è necessario ripetere alcuni dei passaggi indicati.

È possibile riassumere alcune caratteristiche:

• l'editor sovrintende il flusso e ha la responsabilità delle decisioni sull'accettazione o meno del parere;
• autore e revisore non possono comunicare tra loro ma vengono sempre mediati dall'editor;
• gli editor al lavoro su una stessa proposta possono essere più di uno (facendo attenzione);
• il flusso, pensato per essere svolto in periodi di tempo dell'ordine di settimane, prevede email di notifica per avvisare le parti degli sviluppi
• le email di notifica sono - salvo rare eccezioni - modificabili prima dell'invio ed eventualmente possono essere saltate tramite il comando Skip Email / Salta email
• il flusso prevede che autore e revisore possano eventualmente svolgere il loro lavoro esternamente alla piattaforma; in tal caso l'editor deve occuparsi di aggiornare lo stato della proposta per loro conto (per esempio inserendo la disponibilità o meno del revisore e la sua valutazione della proposta)

Dettagli

Legenda

Colore	Ruolo
	Autore
	Editor
	Revisore

La tabella qui esposta dettaglia i passaggi, il flusso può comunque essere adattato alle esigenze della redazione.

Ogni passaggio - se dotato di link - rimanda ad approfondimenti sulle opzioni e le funzioni disponibili.

Passaggio	Descrizione
1. Submission	L'autore sottopone un contributo tramite OJS, al completamento una mail automatica di notifica viene recapitata alla casella della redazione (e un'altra come conferma all'autore).
2. Prima valutazione	l'editor: vede la submission (in Unassigned) e la prende in carico o la assegna ad altro editor o section editor [NB: l'assegnazione può avvenire al termine della valutazione] verifica metadati (in Summary → Submission Metadata) verifica anonimato del file per la review (e di eventuali file supplementari) e l'accettabilità della submission [se disponibile: controllo antiplagio] respinge il contributo o procede con la peer review;
3. Assegnazione revisore (inizio "round")	l'editor assegnato (o il section editor): gli assegna uno o più revisori (in Review) Select Reviewer (se necessario registra il profilo del revisore) seleziona il modulo per la review e/o modifica la data di scadenza della revisione invia la mail per il revisore (non serve allegare la submission; il reviewer riceve le istruzioni per accedere alla schermata di review della submission)
4. Revisione	il revisore segue i cinque passaggi (in Review → Review Steps): accetta o meno (mail) se accetta si abilita il download del full-text quando pronto a compilare la review form clicca sull'icona e compila tutto se serve carica file addizionali seleziona un responso e lo invia (mail); ipotizziamo sia necessaria una nuova revisione (Resubmit for review)
5. Responso revisione	a questo punto l'editor (che ha ricevuto una mail) torna a controllare la submission (in Review): ringrazia il revisore (Acknowledge) controlla il responso (Review Form Response) può assegnare un punteggio al reviewer (Reviewer rating, opzionalmente attivato) (in Editor decision) decide che fare (qui: Resubmit for review) e avvisa l'autore (la mail va modificata; ne può esser inviata una copia personalizzata al revisore)
6. Modifiche autore	a questo punto l'autore riceve una mail e torna a modificare l'articolo: ricarica l'articolo modificato in Review → Editor decision (una mail di notifica è automaticamente inviata all'editor)
7. Verifica e nuovo round	l'editor trova l'articolo in Submissions → in review come "Author has uploaded a revised manuscript" e: in Review → Editor decision imposta Resubmit for review selezione la versione del file da riproporre (o ne carica una ulteriormente modificata) e clicca su "Resubmit" a questo punto la "Peer review" passa a "Round 2" e si riparte dal punto 3.1 Select Reviewer, potendo incaricare i revisori precedenti o nuovi revisori; Ipotizziamo che la review si completi con l'accettazione della submission (e relativa mail all'editor)
8. Conclusione revisione	l'editor ora: In Editor Decision seleziona "Accept submission" e invia una email all'autore questa mail può essere l'occasione per inviare liberatoria e/o modello per l'impaginazione quindi clicca (selezionando il file nella giusta versione) su "Send to copyedit"
9. Lavorazione, impaginazione e pubblicazione	supponiamo qui che l'editor prenda il file, lo formatti in autonomia e ne generi il pdf pronto per la pubblicazione; l'editor infine: Si sposta in Editing e avvia la fase di copyediting e proofreading; l'autore può essere coinvolto sia nella fase di copyediting, sia in quella di proofreading In Copyediting clicca su "Review metadata" e verifica i metadati della submission In Layout seleziona "Upload file to: Galley" e carica il pdf definitivo In Schedule registra l'articolo sul fascicolo ed eventualmente imposta la data; NB: è disponibile una versione più completa del flusso di Editing